Synchronisation Öffentlicher Kontakte auf einen PDA (Windows Mobile, Blackberry & Co.)
Die Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf:
- Microsoft Exchange Server 5.5, 2000, 2003
- Microsoft Outlook 2000, 2002, 2003
- PocketPC, Windows Mobile, Smartphone, Blackberry etc.
In den Newsgroups und bei zahlreichen Veranstaltungen taucht immer wieder die
Frage auf, wie Öffentliche Kontakte aus Outlook auf ein Windows Mobile oder
Blackberry synchronisiert werden können. Die jeweils mitgelieferte
Synchronisationssoftware unterstützt das derzeit nicht. Dieser Artikel soll
Ihnen eine von mehreren Möglichkeiten aufzeigen.
Wo befinden sich die Kontakte und wie arbeitet man
damit?
Bevor wir in die Tiefe gehen, sollten wir einige konzeptionelle Dinge klären.
Jedes Unternehmen wird heutzutage eine Adresskartei mit den wichtigsten
Ansprechpartnern externer Partner oder Kunden haben. Manche haben diese Kontakte
noch auf Papier vorliegen, andere nutzen Outlook dafür. Welche Speicherart die
sinnvollste ist, kann natürlich nie pauschal beantwortet werden. Jeder
Anwendungszweck benötigt seine eigene Lösung. Viele Unternehmen werden jedoch
sicherlich Outlook für das Kontaktmanagement verwenden. Doch auch mit Outlook
gibt es mehrere Möglichkeiten. Vielleicht haben drei Mitarbeiter Ihres
Unternehmens die Daten von Petra Müller in ihren persönlichen Kontakten stehen -
möglicherweise mit nicht-übereinstimmenden Daten. Telefonnummern, Anschriften
oder Firmennamen ändern sich heute gelegentlich und nicht jeder bekommt die
Änderungsmitteilung. Wer hat denn aber nun die aktuellen Daten? Ok, Adressdaten
auf dem aktuellen Stand zu halten ist ein langes Thema für sich - wir beleuchten
hier in diesem Artikel erstmal nur den Speicherort. Derzeit ist der wohl am
einfachsten verwaltbare Weg, alle Kontakte an einem Ort zentral abzulegen und
den einzelnen Mitarbeitern diesen zentralen Ort zugänglich zu machen. Sofern Sie
Microsoft Outlook zusammen mit einem Exchange Server einsetzen, haben Sie
eigentlich schon alle technischen Voraussetzungen erfüllt, um Kontakte zentral
für alle zur Verfügung zu stellen. Es bieten sich zwei verschiedene Wege an.
Einerseits können Sie im Active Directory Kontaktobjekte anlegen und ihnen die
notwendigen Informationen geben, sofern die zur Verfügung stehenden Felder
ausreichen. Ihre Benutzer können dann in Outlook recht bequem über die "Globale
Adressliste" auf die Daten zugreifen und direkt aus Outlook eine E-Mail an einen
solchen Kontakt senden. Durch das "Offline Adressbuch" sind diese Kontakte auch
offline verfügbar, wenn Sie Outlook dafür eingerichtet haben - zum Beispiel für
Benutzer mit einem Notebook. Diese Kontaktdaten können Sie allerdings nicht auf
ein Windows Mobile oder einen Blackberry synchronisieren. Dafür können Sie
zumindest vom Blackberry aus online diese Daten abfragen. Außerdem kann ein
normaler Benutzer praktisch keine Änderungen an diesen Kontakten vornehmen -
kaum ein Administrator würde so etwas erlauben, schließlich sind die Kontakte im
Active Directory hinterlegt. Technisch ist es natürlich über Berechtigungen oder
eine Zusatzsoftware (z.B. Personalmanagement etc) realisierbar. Ein weiterer
Nachteil ist, dass die zur Verfügung stehenden Felder des Kontakts stark
begrenzt sind und zum Beispiel keine Notizen erlauben oder Dateianlagen. Wozu
Notizen und/oder Dateianlagen? Viele Unternehmen nutzen die zentralen Kontakte
als kleines CRM-System. Nicht immer lohnt sich gleich der Einsatz eines
richtigen CRM-Systems. Daher werden die in Outlook zur Verfügung stehenden
Kontakte dafür benutzt. Was aber tun, wenn diese Einschränkungen zu groß sind?
Legen Sie in Exchange einen neuen Öffentlichen Ordner vom Typ "Kontakte" an.
Vergeben Sie anschließend Ihren Benutzern entsprechende Berechtigungen (ob
Kontakte angelegt, verändert oder gar gelöscht werden dürfen). Nun können Ihre
Benutzer die Kontakte nutzen. Damit sie offline verfügbar sind und komfortabel
beim Schreiben einer neuen E-Mail genutzt werden können, muss der neue
Kontaktordner den Outlook-Favoriten hinzugefügt werden. Somit haben Sie eine
zentrale Adressdatenbank, auf die jeder zugreifen kann. Sie sollten Ihre
Benutzer dahingehend trainieren, dass sie alle für die Firma relevanten Kontakte
nur noch in diesem Ordner pflegen - so hat jeder Kollege die selben
Informationen.
Nur dadurch, dass die Kontakte nun an einem zentralen Ort zur Verfügung stehen,
sind sie noch lange nicht auf einem Blackberry oder Windows Mobile verfügbar.
Diese Geräte können von Haus aus nur die Kontakte synchronisieren, die in dem
Systemordner "Kontakte" des jeweiligen Benutzerpostfachs gespeichert sind. Jetzt
gibt es mehrere Möglichkeiten, die Öffentlichen Kontakte auf den Handheld zu
bekommen. Dabei ist die wesentliche Frage: Sollen die Kontakte wireless
synchronisiert werden oder dann, wenn der Handheld mit dem Desktop-PC/Notebook
verbunden ist? Die letzte Variante ist einigermaßen einfach. Es gibt eine
(kostenpflichtige) Software "Intellisync" von Pumatech, die genau diese
Anforderung erfüllt. Sie können damit Öffentliche Ordner synchronisieren. Das
Tool klinkt sich in ActiveSync ein beziehungsweise ist beim Blackberry Desktop
Manager bereits von Haus aus integriert. Wie bereits erwähnt, hilft IntelliSync
nur dann, wenn der Handheld direkt mit dem PC verbunden ist. Dies hat
möglicherweise mehrere Nachteile:
- Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, bekommen nur schwer die Kontaktupdates mit.
- Sie müssen auf jedem PC die Synchronisationssoftware installieren und konfigurieren
- Die Zusatzsoftware könnte unverträglich sein mit bereits installierten Anwendungen
- Die Benutzer müssen daran denken, Ihren Handheld regelmäßig "aufzuladen"
Möchten Sie die Kontakte ohne Verbindung zum PC synchronisieren, müssen Sie
einen anderen Weg einschlagen. Mir ist derzeit kein Tool bekannt, das diese
Anforderung mit Leichtigkeit erfüllt. Daher müssen einige Zwischenschritte
eingefügt werden. Wir wissen ja, dass Windows Mobile oder Blackberry Kontakte
wireless synchronisieren kann, die im persönlichen Kontaktordner des Postfachs
liegen. Also müssen wir die Öffentlichen Kontakte eben in diesen Ordner bringen.
Klingt logisch, oder? Ok. Als kostenfreie, clientseitige und manuelle Lösung
bietet Microsoft das Tool "Outlook PCS" an. Das muss auf der jeweiligen
Arbeitsstation des Benutzers installiert und konfiguriert werden. Damit können
per Knopfdruck eben die Kontakte aus einem Öffentlichen Ordner in den
persönlichen Kontaktordner synchronisiert werden. Deutlich komfortabler geht es
mit dem kostenpflichtigen Tool "OLXFolderReplication Agent" von
Gangl. Dieser
serverseitige Dienst wird zum Beispiel auf einem Exchange Server installiert und
dort konfiguriert. Damit haben Sie die Möglichkeit, beliebige Ordner von A nach
B zu synchronisieren. Sie sind nicht auf Öffentliche Ordner beschränkt. Sie
können die zu synchronisierenden Elemente anhand von Kategorien filtern - so
dass zum Beispiel nur bestimmte Kontakte auf dem Handheld landen, die für den
jeweiligen Mitarbeiter relevant sind. Konfigurieren Sie den "OLXFolderReplication
Agent" so, dass er die Kontakte aus dem Öffentlichen Ordner in den Kontaktordner
des jeweiligen Postfachs synchronisiert. Verwenden Sie einen Blackberry, können
Sie auch einen Unterordner anlegen und dahinein die Kontakte synchronisieren.
Ein Windows Mobile synchronisiert leider nur wirklich die Systemordner. Schade
eigentlich. Da die Kontakte nun im Kontaktordner des Postfachs des Benutzers
sind, können sie wireless synchronisiert werden.
Nun stellt sich noch die Frage, wo und wie sollen Kontaktänderungen vorgenommen
werden. Am Desktop oder unterwegs am Handheld? Mit den oben erwähnten
Konfigurationen ist es sicherlich sinnvoll, Änderungen nur am Desktop
vorzunehmen und nicht am Handheld. Durch die zusätzliche Synchronisation
entsteht ein unnötiges Gefahrenpotential, dass irgendwelche Änderungen falsch
oder nicht synchronisiert werden. Daher sollten Sie von Haus aus bei der
drahtlosen Synchronisation die Richtung von "Bidirektional" auf "Server zu
Handheld" ändern.
Vorbereitungen in Exchange und Outlook
Im weiteren Verlauf dieses Artikels wird die Lösung mithilfe des Tools "OLXFolderReplication" berschrieben.
Legen Sie zuerst einen Öffentlichen Ordner für die Kontakte an (falls nicht schon vorhanden):
Achten Sie darauf, dass im Feld "Ordner enthält Elemente des Typs" "Kontakt" ausgewählt ist.
Damit die Kontakte für Notebook-Nutzer offline zur Verfügung stehen, fügen Sie den neu erstellten Ordner den Favoriten hinzu:
Sinnvoll wird es zusätzlich sein, den Ordner als Adressbuch in Outlook festzulegen, dann können die Benutzer beim erstellen einer neuen E-Mail darauf zugreifen. Dazu muss ggfs. in der Outlook-Konfiguration das "Outlook-Adressbuch" hinzugefügt werden. Sie finden das unter Extras -> E-Mail-Konten -> Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten:
Sollten Sie dieses "Outlook-Adressbuch" soeben hinzugefügt haben, muss Outlook neu gestartet werden.
Anschließend können Sie in den Eigenschaften des Ordners (nehmen Sie am besten den aus den Favoriten, dann haben Sie volle Offline-Funktionalität) einstellen, dass dieser als Adressbuch angezeigt werden soll:
Als letztes sollten Sie noch die Berechtigungen auf den Ordner festlegen, damit eventuell alle Mitarbeiter neue Kontakte erstellen bzw. vorhandene bearbeiten dürfen:
Damit sind die Vorbereitungen am Outlook-Client abgeschlossen.
Installation und Konfiguration von "OLXFolderReplicationAgent"
Auf dem Exchange-Server muss nun "OLXFolderReplication" installiert und konfiguriert werden.
Nach der Installation werden Sie direkt zur Konfiguration aufgefordert - brechen Sie hier ab, wird die Software wieder deinstalliert!
Wie im Einleitungstext beschrieben, wird dieses Tool dazu verwende, um den Inhalt des Öffentlichen Ordners "Contoso Kontakte" in die Kontaktordner der Benutzerpostfächer zu synchronisieren.
Das Tool und die zur Verfügung stehenden Optionen sind eigentlich selbsterklärend....
Unter "Options..." können Sie noch weitere Einstellungen konfigurieren:
Wenn es Ihnen hilft, können Sie jedem so in das Postfach synchronisierten Kontakt eine neue Kategorie hinzufügen - damit Sie besser zwischen privaten und geschäftlichen Kontakten trennen können, wenn Sie nur einen gemeinsamen Ordner verwenden. Ergänzend können Sie einen Synchronisierungsreport an eine Mailadresse senden lassen.
Im letzten Dialogfenster müssen Sie sich noch entscheiden, wann die Synchronisation erfolgen soll:
Im Normalfall sollte eine nächtliche Synchronisation ausreichend sein.
Konfiguration des PDA
Da die Synchronisation mit OLXFolderReplicationAgent nur unidirectional ist, also im hier beschriebenen Beispiel nur Kontakte aus dem Öffentlichen Ordner in den persönlichen Ordner synchronisieren kann, sollte sicherheitshalber die drahtlose Synchronisation des Handhelds ebenfalls angepasst werden. Am Beispiel von Blackberry legen Sie einfach als Synchronisierungstyp des Adressbuchs Unidirectional fest:
Nun sollten die so konfigurierten Handhelds die entsprechenden Kontakte gespeichert haben und Ihre Benutzer können sie verwenden.
Stand: Friday, 28. August 2009/DR.
